Qué es una macro? (en Excel y Word)

Aunque este tema pareciera muy vanal e insignificante, es algo que a menudo nadie le pone mucha atención porque se desconoce el sinnúmero de herramientas que por lo general traen muchos programas.

Antes quiero aclarar que escribo este pequeño (llamese) "manual" por dos razones: la primera, para ayudar a las personas tener una mejor productividad en sus quehaceres laborales diarios; y la segunda, para que sirva de base o introducción para un futuro artículo que tengo casi preparada el cual requiere del conocimiento básico de lo que son las macros y cosas relacionadas.

Los usuarios de la suite de oficina de Microsoft (estamos hablando de Office) prefieren estar repitiendo y repitiendo pasos hasta lo incansable por el simple hecho de no saber crear una macro y mucho menos saber para que se usan. Supongamos que vamos a hacer un procedimiento común en el día a día en Excel: Establecer hacia donde se desplazará el cursor cada vez que presionemos la tecla Enter (Intro o Return).

Hablando en buen español, una macro no es más que una serie de procedimientos agrupados (paso1, paso2, pasoX,...) en una sola instrucción que se lleva a cabo automáticamente cada vez que se solicita la ejecución de dicha macro. Está es la definición más amigable que puedas tener sobre el significado de las macros aunque se podría explicar de muchas maneras.

Para llevar a cabo está acción manualmente en Excel, iremos al menu "Herramientas > Opciones" luego haremos clic en la ficha Modificar y daremos clic en el cuadro "Dirección" en la opción "Derecha", y al finalizar presionaremos el botón "Aceptar".

Ahora como resultado sólo tendremos que presionar la tecla Intro varias veces para ver como se desplaza la celda seleccionada de izquierda a derecha, y de la misma manera podriamos hacer para hacer que se desplace hacia abajo o cualquier dirección, siguiendo los pasos anteriores. Pero, es necesario estar repitiendo los pasos cada vez que deseemos cambiar la dirección hacia donde desplazarnos, repitiendo los mismos pasos tantas veces como sean necesarias??

Con el uso de las macros la respuesta es NO. Entonces vamos a creear una macro en Excel la cual ejecute esta serie de pasos automáticamente cada vez que necesitemos cambiar la dirección del desplazamiento en Excel, y vamos a hacer lo siguiente:

1. Selecionaremos el menú Herramientas.



2. Buscamos la opción que dice "Macro".



3. Seleccionamos "Grabar nueva macro".

Ahora nos aparecerá una pequeña ventanita como la de la imagen a la izquierda en la cual deberemos darle un nombre que identifique a la macro que vamos a crear, así como también en cual libro deberá ser guardada. Vale la pena aclarar lo siguiente sobre el libro en donde deberá ser guardada, el cual presenta 3 opciones entre las cuales se deberá escoger sólo una de ellas:

Las opciones mostradas son las siguientes:

Libro de macros personal - Si seleccionamos esta opción, Excel creará un libro oculto que se llamará PERSONAL.XLS el cual pasa a ser parte de los archivos internos de Excel, y que servirá de contenedor de la macro que vas a crear a partir de este momento y cada vez que abrás Excel y cualquier otro libro.

Libro nuevo - Si selecionamos esta opción, Excel creará un libro nuevo el cual contendrá el código de la macro que vas a grabar. Al finalizar de crear la macro, se te pedirá que guardes el libro en algún lugar ya sea que hayas ingresado información o no sobre él. Esto se da porque aunque el libro parezca vacío, ya contiene información, la cual es la información interna de los precedimientos que componen la macro.

Este libro - Si seleccionas esta opción los procedimientos que grabes con la macro quedarán guardados internamente en el libro en el cual estés trabajando lo cual implica que la macro sólo estará disponible en ese libro nada más, y en ningún otro.

Si haces clic en el pequeño cuadro de "Método abreviado" podrás agregar una combinación de teclas para que cada vez que quieras ejecutar la macro, solo presiones la tecla "Control"+"la letra que hayas seleccionado", y que se ejecute la macro que hayas invocado. (Este paso es opcional) y en la descripción, pues puedes ponerle cualquier cosa que se te ocurra y que identifique a la macro (por ejemplo, MoverDerecha) y finalmente presionar el botón Aceptar.

A partir de ese momento Excel empezará a grabar cada uno de los procedimientos que efectúes hasta que presiones el botón "Detener" (imagen de la izquierda) el cual deja de grabar cualquier otro procedimiento que efectúes.

Los procedimientos que harás serán los mismos seguidos anteriormente para establecer hacia donde se desplazará la celda seleccionada al presionar la tecla Intro.

Para ejecutar la macro ahora tendrías que ir nuevamente a " > Herramientas > Macros > Macros..." y seleccionar la macro que hemos creado y presionar luego el botón "Ejecutar". Luego para probar que ha funcionado la macro solamente ubicate en cualquier celda de Excel y presiona la tecla Intro para que veas hacia donde se desplazar la celda seleccionada cada vez, según la opción que elegiste al momento de grabar la macro (arriba, derecha, izquierda, o abajo).

Pero esto de estar yendo al menú para tener que ejecutar una macro cada vez que la necesitemos en cualquier momento podría volverse tedioso y molesto, ya que no nos ahorraría mucho trabajo. Pero en este caso, vamos a simplificar este procedimiento y vamos a crear un botón en la barra de herramientas el cual, al darle clic ejecutará la macro inmediatamente.

:: Creación de un botón en la barra de Herramientas para ejecutar una macro.
Puedes hacer una de las dos siguientes elecciones: Ir al menú "Herramientas" y seleccionar "Personalizar..." o hacer clic derecho sobre la barra de Herramientas y selecionar la opción "Personalizar...".

Ahora selecciona la ficha "Comandos" y en el cuadro de Categorías selecciona la que dice "Macros" la cual hará aparecer en el cuadro de la derecha una carita amarilla con el nombre "Personalizar botón".

Con el mouse has clic en la carita y sin soltarlo deberás arrastralo hasta algún lugar que desees en la barra de herramientas y soltarlo allí. Luego has clic derecho en esa carita que has puesto y en el menú que aparecerá ve hasta abajo en la opción "Asignar macro", el cual te abrirá una nueva ventanita en donde deberás seleccionar la macro que creamos anteriormente y presionar el botón "Aceptar" y luego cerrar la ventanita Persolizar y listo!!! Ahora tenemos un bonito botón en la barra de herramientas para ejecutar la macro cada vez que queramos sin tantas vueltas.

Y asi puedes crear cuantás macros quieras ya sea en Excel ó Word (vale la pena aclarar que en Word funciona de la misma manera la creación de las macros) y crear cuantos botones consideres necesarios para hacerte más fácil el trabajo.

Nota importante: Office maneja diferentes niveles de seguridad en cuanto a la ejecución de macros, el cual notarás mediante una ventana de advertencia de seguridad a la siguiente vez que abrás cualquier libro de Excel si es que guardastes la macro en el libro de macros Personal o en cualquiero otro libro o documento de la suite de Office. Se te dirá que las macros pueden contener viruses lo cual es cierto siempre y cuando abrás macros que no hallas creado tú o que recibas de parte de otra persona, así que si tú mismo has creado tus propias macros no tienes porque temer ejecutar las macros que consideres necesarias.

Si se me escapó algún detalle sobre este tema pueden consultarme dejandome sus mensajes al respecto. Sólo espero que esto les sea de ayuda y que hayan comprendido de la mejor manera lo que es una macro en Word y Excel.